La metodología Lean, también conocida como manufactura esbelta, es un enfoque empresarial que busca maximizar el valor para el cliente mientras se minimizan los desperdicios y las actividades que no agregan valor. Los desperdicios, también conocidos como muda en japonés, son una parte fundamental de la metodología Lean y se refieren a cualquier actividad que no agrega valor al producto o servicio que se está entregando al cliente. Identificar y eliminar estos desperdicios es una de las principales formas en que las empresas pueden mejorar su eficiencia y rentabilidad.

Existen siete tipos de desperdicios identificados en la metodología Lean. A continuación, se describirá cada uno de ellos y cómo pueden afectar a la empresa.

1.      Sobreproducción: Este tipo de desperdicio se produce cuando se fabrica o se proporciona más de lo que se necesita para satisfacer la demanda del cliente. Esto puede resultar en una acumulación de inventario innecesario y en costos adicionales para almacenar, manejar y transportar este inventario.

2.      Tiempo de espera: El tiempo de espera es el tiempo que un producto o servicio pasa sin ser procesado o movido en el flujo de trabajo. Esto puede ser causado por la falta de materiales, equipo o personal para completar la tarea. El tiempo de espera puede causar retrasos en la entrega al cliente y puede generar costos adicionales debido a la necesidad de almacenamiento temporal.

3.      Transporte: El transporte se refiere a cualquier movimiento innecesario de materiales o productos. Esto puede ser causado por una distribución ineficiente de las instalaciones de producción o la falta de planificación en la ubicación de los materiales y productos. El transporte puede generar costos adicionales y retrasos en la entrega al cliente.

4.      Sobreprocesamiento: El sobreprocesamiento se refiere a cualquier actividad o proceso que no agrega valor al producto o servicio entregado al cliente. Esto puede incluir procesos de inspección o pruebas excesivas, uso de herramientas o equipo innecesarios, o la realización de tareas que no son necesarias para cumplir con los requisitos del cliente. El sobreprocesamiento puede generar costos adicionales y retrasos en la entrega al cliente.

5.      Inventario: El inventario se refiere a cualquier cantidad de material o producto que se mantiene en existencia por encima de la demanda del cliente. El inventario puede generar costos adicionales para su almacenamiento y manejo, y también puede ocultar otros tipos de desperdicio, como la sobreproducción.

6.      Movimiento: El movimiento se refiere a cualquier movimiento innecesario de personas o equipo. Esto puede ser causado por una distribución ineficiente de las instalaciones de producción o la falta de planificación en la ubicación del equipo. El movimiento puede generar costos adicionales y retrasos en la entrega al cliente.

7.      Defectos: Los defectos se refieren a cualquier producto o servicio que no cumple con los requisitos del cliente. Esto puede ser causado por una mala planificación, diseño o ejecución de procesos. Los defectos pueden generar costos adicionales para reparar o reemplazar los productos, y también pueden dañar la reputación de la empresa y la satisfacción del cliente.

Para eliminar estos tipos de desperdicios, la metodología Lean propone varias técnicas, como la aplicación de la técnica 5S para organizar y limpiar el lugar de trabajo, el uso de la producción Just-In-Time (JIT) para producir solo lo que se necesita cuando se necesita, la mejora continua a través del ciclo PDCA (Planear, Hacer, Verificar, Actuar) y la identificación y eliminación de cuellos de botella en el proceso de producción.

Al eliminar los desperdicios, las empresas pueden lograr varios beneficios, como reducir los costos de producción, mejorar la calidad del producto o servicio entregado al cliente, reducir el tiempo de entrega y mejorar la satisfacción del cliente. También puede mejorar la moral y la satisfacción del empleado al eliminar tareas innecesarias y mejorar la eficiencia en el lugar de trabajo.

Algunas interpretaciones de la metodología Lean identifican un octavo desperdicio, conocido como desperdicio intelectual o subutilización de habilidades y conocimientos de los empleados.

Este desperdicio se refiere a la falta de aprovechamiento de las habilidades y conocimientos de los empleados en la empresa. Muchas veces, los empleados tienen habilidades y conocimientos valiosos que no se utilizan en su trabajo diario, lo que puede generar una falta de motivación y satisfacción laboral.

La subutilización de las habilidades y conocimientos de los empleados también puede conducir a una falta de innovación en la empresa, ya que no se están aprovechando todas las ideas y perspectivas de los empleados. Esto puede llevar a la pérdida de oportunidades de mejora y a una falta de competitividad en el mercado.

Para reducir este desperdicio, la metodología Lean propone involucrar a los empleados en la mejora continua del proceso y fomentar la creatividad y el pensamiento crítico. También se puede fomentar la capacitación y el desarrollo profesional de los empleados para que puedan adquirir nuevas habilidades y conocimientos y aplicarlos en su trabajo diario.

A continuación, se presentan algunos ejemplos de los desperdicios Lean en una empresa de corredores de seguros:

1.      Sobreproducción: Si una empresa de corredores de seguros produce más materiales de marketing o material publicitario de lo que se necesita para llegar a sus clientes, esto puede generar sobreproducción. Por ejemplo, si se imprimen más folletos de lo necesario, puede generar costos adicionales de almacenamiento y transporte.

2.      Tiempo de espera: Si un cliente debe esperar demasiado tiempo para recibir un presupuesto o para ser contactado por un corredor de seguros, esto puede generar tiempo de espera. Esto puede ser causado por la falta de personal o de sistemas de seguimiento de clientes eficientes.

3.      Transporte: Si los corredores de seguros tienen que viajar grandes distancias para reunirse con los clientes, esto puede generar costos adicionales y retrasos en el proceso de venta. Además, si los documentos tienen que ser enviados físicamente a través de mensajería, esto también puede generar costos adicionales y retrasos en el proceso de venta.

4.      Sobreprocesamiento: Si un corredor de seguros utiliza varios sistemas diferentes para realizar un seguimiento de los clientes, esto puede generar sobreprocesamiento. Por ejemplo, si un corredor utiliza un sistema para realizar un seguimiento de los correos electrónicos y otro sistema para realizar un seguimiento de las llamadas telefónicas, esto puede generar costos adicionales y una pérdida de tiempo.

5.      Inventario: Si una empresa de corredores de seguros mantiene grandes cantidades de material de marketing en inventario, esto puede generar costos adicionales de almacenamiento y transporte, así como una posible obsolescencia de los materiales.

6.      Movimiento: Si los corredores de seguros tienen que moverse constantemente de un lugar a otro para atender a los clientes, esto puede generar costos adicionales y una pérdida de tiempo. Además, si los documentos tienen que ser entregados manualmente a los clientes, esto también puede generar costos adicionales y retrasos.

7.      Defectos: Si un corredor de seguros comete errores en la elaboración de los presupuestos o en la transmisión de información al cliente, esto puede generar costos adicionales y una pérdida de tiempo en la corrección de los errores y la retransmisión de información.

8.      Desperdicio intelectual: Un ejemplo concreto de subutilización de habilidades y conocimientos en una empresa de corredores de seguros podría ser la falta de aprovechamiento de los conocimientos especializados de los empleados en áreas específicas de seguros. Por ejemplo, si un corredor de seguros tiene experiencia y conocimientos en seguros de vida, pero solo se le asignan tareas relacionadas con seguros de automóviles, se estaría subutilizando su habilidad y conocimiento en el área de seguros de vida. Esto puede tener varios efectos negativos en la empresa. En primer lugar, puede generar una falta de motivación y satisfacción laboral en el empleado, ya que no se le está dando la oportunidad de aplicar y desarrollar sus habilidades y conocimientos en su trabajo diario. En segundo lugar, puede llevar a la pérdida de oportunidades de negocio, ya que la empresa no está aprovechando los conocimientos especializados del empleado en el área de seguros de vida. Finalmente, puede generar una falta de competitividad en el mercado, ya que la empresa no está aprovechando todas las habilidades y conocimientos de sus empleados para ofrecer servicios especializados y diferenciados a sus clientes.

A continuación, se presentan algunas soluciones prácticas para cada uno de los desperdicios identificados en una empresa de corredores de seguros:

1.      Sobreproducción: La solución a la sobreproducción es implementar la producción Just-In-Time (JIT) en la empresa de corredores de seguros. Esto implica producir solo lo que se necesita, en la cantidad requerida y en el momento adecuado. De esta manera, se puede reducir la cantidad de material de marketing o material publicitario que se produce en exceso, lo que a su vez reduce los costos de almacenamiento y transporte.

2.      Tiempo de espera: La solución para reducir el tiempo de espera es implementar un sistema de seguimiento de clientes eficiente. Esto puede incluir el uso de un software CRM (Customer Relationship Management) para realizar un seguimiento de las interacciones con los clientes, el uso de calendarios compartidos para coordinar reuniones con los clientes y la asignación de suficiente personal para manejar la carga de trabajo.

3.      Transporte: La solución para reducir el transporte innecesario es utilizar la tecnología para realizar reuniones virtuales con los clientes en lugar de viajar largas distancias. Además, se puede utilizar la entrega electrónica de documentos, en lugar de utilizar servicios de mensajería físicos.

4.      Sobreprocesamiento: La solución para reducir el sobreprocesamiento es estandarizar los procesos y sistemas de seguimiento de los clientes en la empresa de corredores de seguros. Esto puede incluir el uso de una sola plataforma para realizar un seguimiento de las interacciones con los clientes, el uso de una sola plataforma para la gestión de documentos y el establecimiento de procedimientos claros para la comunicación con los clientes.

5.      Inventario: La solución para reducir el inventario es aplicar la técnica 5S en la empresa de corredores de seguros. Esto implica organizar y limpiar el lugar de trabajo, eliminar los materiales innecesarios y optimizar el almacenamiento de los materiales necesarios.

6.      Movimiento: La solución para reducir el movimiento innecesario es organizar los lugares de trabajo y la ubicación del equipo y los documentos para minimizar los desplazamientos. Además, se pueden utilizar tecnologías móviles para acceder a la información de los clientes de forma remota, lo que reduce la necesidad de movilidad física.

7.      Defectos: La solución para reducir los defectos es establecer un proceso de control de calidad y aseguramiento de la calidad. Esto puede incluir la implementación de procedimientos para la revisión y aprobación de presupuestos y documentos importantes antes de ser entregados al cliente, y la realización de capacitaciones en el área de comunicación y atención al cliente.

8.      Desperdicio intelectual: Para reducir este desperdicio, la empresa de corredores de seguros podría involucrar al empleado en la mejora continua del proceso y fomentar la creatividad y el pensamiento crítico. También podría fomentar la capacitación y el desarrollo profesional del empleado en el área de seguros de vida para que pueda adquirir nuevas habilidades y conocimientos y aplicarlos en su trabajo diario. Además, la empresa podría revisar su asignación de tareas para asegurarse de que los empleados estén trabajando en áreas que aprovechen sus habilidades y conocimientos especializados.

En conclusión, la metodología Lean es una herramienta poderosa para mejorar la eficiencia, reducir los costos y mejorar la calidad en cualquier empresa, tanto en empresas de manufactura como en empresas de servicios. Al identificar y eliminar los desperdicios Lean, se puede mejorar la rentabilidad y la calidad del producto o servicio entregado al cliente.

Para lograr el éxito en la implementación de la metodología Lean, es importante involucrar a todos los empleados en el proceso de mejora continua. Esto implica fomentar la creatividad y el pensamiento crítico, capacitar a los empleados en habilidades de comunicación y atención al cliente, y establecer un proceso de control de calidad y aseguramiento de la calidad. Además, es importante aplicar técnicas específicas, como la producción Just-In-Time, la técnica 5S, entre otras.